從業(yè)務(wù)人員的出差管理中要效率

　　對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，只要存在對(duì)下屬員工視線所不及的地方就屬于遠(yuǎn)程管理。通常說(shuō)來(lái)，一旦脫離了管理者的直接監(jiān)轄，員工的工作效率和質(zhì)量，要么取決于員工自身素質(zhì)和高度的自覺性；要么是靠相關(guān)監(jiān)督和管理機(jī)制來(lái)保證。業(yè)務(wù)員的出差，其實(shí)也是和駐外機(jī)構(gòu)一樣，屬于遠(yuǎn)程管理范疇。因此，要想對(duì)出差業(yè)務(wù)員實(shí)施有效管理，就得從結(jié)構(gòu)和體系上來(lái)建立管理思路。并在此指導(dǎo)思想下，設(shè)計(jì)出相關(guān)管理和監(jiān)督的辦法。

　　如果能夠換個(gè)角度來(lái)看看現(xiàn)實(shí)中，業(yè)務(wù)員是如何來(lái)看待出差的？除去那些正常的工作角度外，大多數(shù)業(yè)務(wù)員往往會(huì)從個(gè)人角度來(lái)看待出差。例如，出差是散心；出差是旅游；可利用出差來(lái)回避公司內(nèi)部事務(wù)或矛盾；甚至把出差當(dāng)成是“搞錢”（小到車旅票據(jù)，大到客戶受賄）的好機(jī)會(huì)，諸如此類……在以上諸多業(yè)務(wù)員私利下，這出差的效率自然也就高不到哪里去了。到最后甚至直接演變成為出差而出差，而不是為解決問(wèn)題而出差了！

　　當(dāng)業(yè)務(wù)人員出差效率不高時(shí)，經(jīng)銷商老板先別急著打業(yè)務(wù)人員的“板子”，而應(yīng)先追查管理者自身責(zé)任。作為管理者，對(duì)業(yè)務(wù)人員的出差問(wèn)題，必然是存在諸多管理不到位的方面。只有在安排不到位、監(jiān)督不到位、服務(wù)不到位的前提下，才會(huì)出現(xiàn)出差效率低下的問(wèn)題。

　　在筆者曾接觸到的常規(guī)出差管理模式中，以下這幾方面問(wèn)題是經(jīng)常出現(xiàn)的：

　　1.缺乏對(duì)出差的計(jì)劃和管理。對(duì)為什么出差，出差解決什么問(wèn)題，出差中的時(shí)間和進(jìn)度管理等方面缺乏系統(tǒng)的計(jì)劃和管理。

　　2.缺乏對(duì)出差人員的服務(wù)意識(shí)。對(duì)于那些出差在外的業(yè)務(wù)人員，基本上就是“嫁出去的姑娘，潑出去的水”，只懷疑他們?cè)诔霾顣r(shí)游山玩水，卻很少去想能為他們提供哪些服務(wù)？

　　3.缺乏對(duì)業(yè)務(wù)員出差后的復(fù)查。最多也就是查查報(bào)銷票據(jù)和一紙出差報(bào)告。

　　4.業(yè)務(wù)員的出差似乎只是銷售部一個(gè)部門的事情，與其他部門沒什么關(guān)系。

　　如何有效提升業(yè)務(wù)人員的

　　出差效率？

　　1.出差的計(jì)劃性管理

　　簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是改變那種臨時(shí)或自發(fā)的出差模式，而根據(jù)所轄地區(qū)市場(chǎng)狀況、銷售計(jì)劃等前提條件，提前制定出以年度為單位的出差計(jì)劃。當(dāng)然，這只是計(jì)劃內(nèi)的出差，并不包括一些突發(fā)和臨時(shí)性出差。

　　該出差計(jì)劃由各業(yè)務(wù)人員自行制作，并送交部門主管進(jìn)行原則性審核和留存，并以此作為日后審批單次出差的參考依據(jù)。這里需要說(shuō)明的是，管理者在要求業(yè)務(wù)人員制作此項(xiàng)出差計(jì)劃時(shí)，必須同步核算出差的費(fèi)用預(yù)算。也就是說(shuō)，如果計(jì)劃一年出差20次，那每次的出差費(fèi)用組成是怎么樣的，合計(jì)費(fèi)用又是多少等等。而之所以要業(yè)務(wù)員做此項(xiàng)出差計(jì)劃的目的無(wú)外乎兩個(gè)：一是檢驗(yàn)業(yè)務(wù)人員對(duì)自身工作的規(guī)劃性；二是讓業(yè)務(wù)人員有個(gè)成本意識(shí)和責(zé)任感?？纯醋约阂荒瓿霾罨ǖ袅斯径嗌馘X，而自己帶來(lái)的效益又在哪里？

　　2.針對(duì)外出業(yè)務(wù)員的服務(wù)工作

　　決定業(yè)務(wù)員在外工作效率的因素有兩方面：一是出差事務(wù)的計(jì)劃協(xié)調(diào)；二是業(yè)務(wù)員自身的心情。而在這兩個(gè)方面中，除了業(yè)務(wù)員自身因素外，來(lái)自公司總部的服務(wù)性工作，往往也能在一定程度上幫助業(yè)務(wù)人員解決這兩個(gè)問(wèn)題。

　　首先，是業(yè)務(wù)員情緒方面的因素。由于大多數(shù)業(yè)務(wù)員出差多是只身前往，背井離鄉(xiāng)，孤身一人面對(duì)諸多事情，其心情難免會(huì)有些落寞。因此，如果公司總部能夠提供一些服務(wù)性措施，就可以積極有效地改善業(yè)務(wù)人員的情緒。例如，每天短信發(fā)送出差地的次日天氣預(yù)報(bào)，提醒添加衣服；注意人身安全；以及提前幫業(yè)務(wù)人員預(yù)定車票、酒店等。

　　其次，業(yè)務(wù)人員出差的工作內(nèi)容之一便是拜訪當(dāng)?shù)乜蛻簟＿@提前的預(yù)約工作最好是由總部來(lái)做。一方面，這能夠體現(xiàn)總部對(duì)業(yè)務(wù)人員的服務(wù)；另一方面也能間接加強(qiáng)客戶對(duì)此次拜訪的重視程度。再說(shuō)，這也是對(duì)業(yè)務(wù)員的一種監(jiān)督性行為?？蛻舻陌菰L計(jì)劃和時(shí)間由總部提前安排好，可以逼著業(yè)務(wù)人員按照總部規(guī)定的約見計(jì)劃去逐一拜訪客戶，也就由不得業(yè)務(wù)員自己偷工減料了！

　　除了這些量化、理性的服務(wù)措施外，還可增加一些感性的服務(wù)因素。例如，總裁慰問(wèn)電話。具體操作辦法是，每天由行政部將當(dāng)日在外地出差業(yè)務(wù)員名單匯總給總裁，由總裁隨機(jī)抽取一位打電話過(guò)去。當(dāng)然，電話內(nèi)容不用談什么業(yè)務(wù)方面的事情，完全就是關(guān)心問(wèn)候。這既體現(xiàn)了對(duì)業(yè)務(wù)人員的關(guān)心和鼓勵(lì)，也是對(duì)業(yè)務(wù)員的一種無(wú)形的壓力。

　　3.人事部門參與管理

　　對(duì)業(yè)務(wù)人員的出差管理，可不是僅僅是業(yè)務(wù)部門的事情。企業(yè)的其他部門，尤其是人事部門，更要積極參與進(jìn)來(lái)。業(yè)務(wù)人員的在外出差工作，其實(shí)是對(duì)其獨(dú)立工作能力的一種檢驗(yàn)。例如，在實(shí)施相關(guān)培訓(xùn)后，業(yè)務(wù)人員在外出獨(dú)立工作過(guò)程中，是否有將培訓(xùn)中所學(xué)到的知識(shí)在實(shí)踐中加以運(yùn)用？更是一種對(duì)業(yè)務(wù)員的一種鍛煉——鍛煉其規(guī)劃能力、應(yīng)變能力、承壓能力等。而這些檢驗(yàn)和鍛煉，都將是人事部門核定員工狀態(tài)的最好方式，并以此作為該員工日后培訓(xùn)工作的設(shè)計(jì)依據(jù)和重點(diǎn)員工發(fā)掘依據(jù)。

　　4.關(guān)于出差報(bào)告

　　目前，業(yè)務(wù)人員所做的出差報(bào)告，大多是合成式的。所謂合成式，也就是業(yè)務(wù)員在出差回來(lái)之后，把出差幾天中所處理的事情，合并撰寫成報(bào)告，并與出差票據(jù)一起交上去。其實(shí)，很多時(shí)候，這出差報(bào)告也就變成了一種形式，很少能夠起到多少實(shí)質(zhì)性的作用。

　　如何設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)員的工作

　　報(bào)告內(nèi)容？

　　第一，出差前報(bào)告

　　在出差前，業(yè)務(wù)員就應(yīng)針對(duì)本次出差所需要解決的問(wèn)題和事務(wù)，做一個(gè)計(jì)劃安排。例如，打算怎么解決，解決問(wèn)題的步驟等。

　　第二，上級(jí)主管意見

　　對(duì)于業(yè)務(wù)人員的出差申請(qǐng)，主管不能簡(jiǎn)單地簽署意見。而應(yīng)給出具體的工作部署意見。

　　第三，形成出差日?qǐng)?bào)制度

　　出差報(bào)告不能事后集中匯總，而應(yīng)寫成日?qǐng)?bào)制度。也就是說(shuō)，在外出差期間，在當(dāng)日工作結(jié)束后，必須于當(dāng)晚匯總?cè)展ぷ鲄R報(bào)。即便是一些以電話形式與主管溝通的相關(guān)問(wèn)題，也得寫進(jìn)當(dāng)天的工作報(bào)告，并于當(dāng)日發(fā)給上級(jí)主管。

　　第四，上級(jí)主管在接受到業(yè)務(wù)員的報(bào)告后，迅速批復(fù)意見

　　上級(jí)主管應(yīng)及時(shí)對(duì)出差員工的日工作匯報(bào)進(jìn)行回復(fù)，可別等業(yè)務(wù)人員出差回來(lái)之后，再做指示。那樣，業(yè)務(wù)人員還得在下一次出差中才能一一落實(shí)。

　　第五，每一業(yè)務(wù)員的出差報(bào)告，應(yīng)單獨(dú)存放并歸檔。

　　作為主管，得定期查看和檢查業(yè)務(wù)員的出差報(bào)告。這一方面是通過(guò)對(duì)照員工上一次的工作報(bào)告，來(lái)檢查其工作的連貫性。同時(shí)，也可通過(guò)對(duì)照前期年度工作規(guī)劃，來(lái)核查其是否具嚴(yán)格落實(shí)了年度計(jì)劃中的各項(xiàng)安排。

　　第六，將業(yè)務(wù)人員的出差報(bào)告公示出來(lái)（除非涉及公司機(jī)密），接受大家的監(jiān)督。

　　同時(shí)，也可作為工作查詢資料使用。

　　（責(zé)編 朱禹韜）